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O Que É A Gestão Documental?

A gestão documental, ou gerenciamento de documentos, é um método eficaz para as empresas que desejam manter os seus dados organizados. Inclusive, se você é empreender, o método pode ser uma ferramenta benéfica de controle da sua empresa.

Ainda mais se você estiver com problemas na criação de estratégias para elaborar métodos de um gerenciamento eficaz. O que aliás pode ser um grande problema para o crescimento da empresa.

A gestão de documentos permite que cada arquivo seja organizado de acordo com o assinto, ou seja, tornando mais fácil o acesso e a procura. E consequentemente contribui para uma boa gestão.

Entendendo a gestão de documentos

A gestão de documentos permite a administração dos mesmos em momentos de existência primaria, intermediaria. A solução é um meio para consultar de forma organizada os documentos da sua empresa, só que com um grande diferencial, através da gestão eletrônica.

Dentro da sua empresa, a gestão dos documentos permite que os mesmos sejam compartilhados entre os funcionários, de acordo com o setor e hierarquia. Ou seja, a gestão beneficia até mesmo a comunicação interna da empresa, melhorando o fluxo de trabalho como um todo.

Dentro de uma empresa, existem etapas na gestão dos documentos:

  • De início, o documento deve ser desmaterializado, ou seja, ele será digitalizado e passará a existir em forma digital;
  • Após todos os documentos estarem em formato digital, eles serão classificados;
  • Após a classificação, se define os ciclos de vida do documento e por fim, a implantação dos arquivos em um software para que ocorra as pesquisas e até mesmo possíveis alterações nos dados.

Quais são os benefícios da gestão de documentos?

Fazer uma gestão de documentos proporcionará inúmeros benefícios para sua empresa. Dentre eles, alguns são:

  • Adeus perda tempo!

Vamos combinar que, mesmo que os documentos estejam organizados em sua forma física, se leva algum tempo para ir até o local onde estão os arquivos, procurar pelos armários, pastas, classificação de assunto, ordem numérica. Enfim.

Tudo isso pode ser muito maléfico para o fluxo da empresa e também para o rendimento dos funcionários. Uma vez que se tem a gestão documental, por meio da plataforma, somente com alguns cliques já se consegue acessar os documentos.

  • O processo de procura é simples

Como já foi citado, ter que levantar, ir até o local com os arquivos, procurar por meio de uma classificação detalhada tomo muito tempo dos funcionários. Além do mais, dependendo da necessidade que se tem para encontrar um documento, dependendo da lentidão, já se perdeu muito tempo e até oportunidades.

Uma demora na pesquisa por documentos pode custar até mesmo a seriedade da empresa e a competência dos funcionários. E muitas das vezes, o atraso na pesquisa nem é por causa deles, mas sim por causa de um método retrogrado que tem sido praticado a nos na empresa.

  • Beneficia a produtividade

Uma vez que você e nem seus funcionários precisem perder tempo com a pesquisa lenta, se sobra tempo para fazer inúmeras atividades mais importantes até.

Outro ponto é que, quanto mais fácil o acesso às informações, mais rápido se cria estratégias de gerenciamento e mais fácil também se aplica elas na empresa.

Quem fica responsável por fazer a gestão documental?

Por não se tratar de uma tarefa simples, contratar a empresa certa para fazer este tipo de trabalho é fundamental. O grupo Gerenciar pode ajudar a sua empresa na gestão dos documentos.

Todo o processo é embasado em etapas estratégicas e específicas, para que assim, se tenha desde o levantamento de dados, a gestão, e o arquivamento dos mesmos.

A gestão documental não deve ser feita por amadores, pois uma mínima falha pode comprometer todos os dados e acervos da sua empresa. Isso tanto os anteriores quanto os posteriores.

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