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Como Funciona O GED?

O GED é a definição certeira da evolução tecnológica. Anos atrás, os arquivos empresariais eram todos organizados em pastas, papeis e armários físicos, o que tomava certo espaço na empresa.

E não era somente pelo motivo de ocupar espaço que os papeis eram culpados. Ter que procurar certos documentos poderia se tornar uma tarefa para o dia todo, mesmo que os arquivos estivessem méga organizados.

Isso quando os documentos não eram achados ou se perdiam na imensidão de muitos outros papeis. A grande novidade é que, felizmente, você, sua empresa e funcionários não precisam mais passar por isso!

Entendendo o GED

Se você já andou pesquisando sobre como otimizar o fluxo pela procura de arquivos no dia a dia da empresa, provavelmente já se deparou com a sigla “GED”. A sigla significa gerenciamento eletrônico de documentos, e com apenas alguns cliques, você consegue achar um documento que procura.

Não precisa designar tarefas para inúmeros funcionários e muito menos levar um dia todo para encontrar arquivos. O sistema é gerenciado através de um software, que melhora todo o fluxo de trabalho da empresa.

Muitas empresas têm receio de implantar esse sistema pois, compromete todo costume antigo, levando os funcionários a se adaptarem a um novo sistema. No entanto, é importante frisar que o sistema é intuitivo e geralmente a empresa responsável por fazer a digitalização documental oferece manual de manuseio.

Será que minha empresa realmente precisa dessa tecnologia?

O papel principal do sistema GED é manter a organização no dia a dia da empresa, como também facilitar e tornar mais rápido o acesso à documentos. Levando em consideração que toda empresa precisa de organização para ser gerenciada e também necessita otimizar o tempo, sim, sua empresa precisa!

E não importa o ramo ou porte da sua empresa, o sistema é muito bem-vindo. Todos os funcionários poderão acessar um único documento de uma só vez, o que torna desnecessário o uso de impressões.

E como você já sabe, deixar de fazer impressões diárias e desnecessárias podem ser uma economia para a empresa. E não é só em relação a economia de energia, como também de material, espaço e claro, o mais importante, a implantação de um sistema ecologicamente correto na sua empresa!

As soluções que o gerenciamento eletrônico de documentos proporciona

Bom, o gerenciamento eletrônico de documentos proporciona um fluxo otimizado para sua empresa, e tudo isso devido aos seguintes pontos:

  • Otimiza processos do negócio por meio da digitalização de arquivos, que antes eram físicos, tornando-os seguros e de fácil acesso;
  • O software permite que a empresa seja gerenciada de uma forma mais segura de acordo com a veracidade das informações. Pois, quanto mais informações seguras, mais estratégias e soluções são criadas com base nos dados anteriores;
  • A revisão, busca por datas e veracidade dos arquivos também se torna uma facilidade para as empresas que adotam o gerenciamento eletrônico de documentos no seu dia a dia;
  • Contribui para um bom fluxo de trabalho, pois permite que as pessoas, funcionários neste caso, tenham acesso às informações corretas e em um curto espaço de tempo;

De fato, o gerenciamento eletrônico de documentos é uma tecnologia facilitadora. Mas o que talvez dificulte é encontrar quem faça esse tipo de serviço, até porque, muitas informações são de alto teor restrito. E é aí que entra o grupo Gerenciar, que possui anos de experiência e qualidade nos serviços.

A Gerenciar oferece um software GED onde todos os documentos da sua empresa serão indexados e podem ser consultados rapidamente por qualquer funcionário, de acordo com a sua função.

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