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Arquivo Digital Em Empresas, Como Funciona?

O arquivo digital é uma forma muito mais segura de guardar dados importantes da sua empresa. E não é somente isso, este método torna muito mais rápido o ato de ter que procurar por informações que antes, poderiam levar horas para serem encontradas.

No entanto, apesar de ser muito benéfica, muitas empresas, e pode ser o caso da sua, desconhecem deste método altamente benéfico. Talvez, por falta de conhecimento, ou falta de entendimento no assunto.

Mas isso será resolvido agora mesmo! Confira o artigo e entenda como funciona cada processo que consiste na implantação de documentos digitalizados em uma empresa.

Antes do arquivo digital, a digitalização documental

Para que você possa ter acesso digital aos documentos, antes, é necessário que se faça a digitalização deles. A digitalização permite que os dados dos arquivos sejam mantidos de acordo com o que está no papel. Desse modo, a veracidade de um documento será mantida.

O processo de digitalização é bem trabalhoso. A empresa que fica responsável por fazer este serviço faz uma espécie de levantamento de arquivo na sua empresa e define quais são os documentos que irão ser digitalizados.

E claro, caso os documentos físicos se encontrem em um estado de desorganização, leva tempo para que a empresa organize tudo para ser digitalizado. Após a digitalização, sua empresa passará a contar até mesmo com um fluxo de trabalho otimizado.

A dinâmica do arquivo digital

Ok, os documentos da empresa foram digitalizados e agora é necessário que se manuseie esta nova ferramenta, correto? Até porque, de acordo com método antigo, era só ir até o local de destino, uma sala, por exemplo, e fazer a busca por meio de pastas, armários, ordem alfabética, tipo de assunto, enfim.

No entanto, a procura digital pelos arquivos não é muito diferente disso. Geralmente, os softwares utilizados para armazenar os documentos digitalizados também são organizados por setor, ordem alfabética, importância, enfim. O que torna muito mais fácil e rápido a pesquisa.

Mas meus funcionários estão mais que acostumados com o método antigo, é difícil de manusear? De modo algum! O software oferece uma interface intuitiva, e com um treinamento você consegue fazer com que seus funcionários se adaptem facilmente ao novo método de pesquisa por documentos.

Quais as vantagens de optar pelo arquivo digital na empresa?

São muitas as vantagens das empresas que optam por gerenciar seus documentos através do método digital. Além da própria organização, alguns outros benefícios incluem:

  • Otimização de espaço

Se a sua empresa possui salas destinadas somente para armazenar arquivos, com a digitalização deles, você pode se desfazer desse espaço e investir em alguma outra ocupação, como a ampliação de algum setor, por exemplo.

  • Segurança dos dados

Nunca se sabe o que pode acontecer em um ambiente físico, certo? Por isso, a digitalização dos documentos da empresa proporciona uma garantia de que, caso algo aconteça, os dados importantes da empresa estarão armazenados em uma espécie de nuvem no software.

A segurança dos dados também fica por conta do acesso a esses documentos. Uma vez que existe uma ordem hierárquica na sua empresa, diferentes funcionários e setores poderão acessar documentos que lhes desrespeitam.

Além de tudo isso, a segurança também fica por conta da vulnerabilidade dos arquivos. Em estado físico, o papel pode ser destruído sem querer ou até mesmo furtado. O software que fica responsável por gerenciar os dados tem um alto padrão de segurança.

  • Melhoria no fluxo de trabalho

Como os documentos estarão disponíveis de acordo com o setor e interesse dos funcionários, ficará mais fácil o acesso à eles, como também a possibilidade de todos terem acesso a uma única informação de uma vez. Melhorando até mesmo a comunicação da empresa. Contrate a gerenciar e mude para o arquivo digital!

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