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Acabe Com Os Custos Altos De Impressão

Os custos altos de impressão se somados a frequência com que são feitas no dia e também o volume, pode sim ser um valor do qual a sua empresa pode economizar e investir em outras áreas.

O que garante todos esses benefícios é uma tendência que chegou para acabar com o consumo e acúmulo desenfreado de papel nas empresas. Você já ouviu falar no conceito paperless? Se não, consegue ao menos ter uma ideia do que se trata?

Paperless é uma tendência que visa tornar o fluxo de trabalho cada vez menos dependente de papel. Tudo, que desrespeita ao uso de papel sulfite, por exemplo, pode ser substituído por um sistema de computador!

Como acabar com os custos altos de impressão?

Deixar de gerar documentos? Nada disso! Sua empresa pode continuar a gerar dados e arquivos, a grande diferença é que, o conceito paperless mudará a forma como isso será feito. Ao invés de constantes impressões, a digitalização tomará espaço na sua empresa.

Ok, mas como fazer isso? Você deve estar se perguntando. O método, ou melhor dizendo, o processo, pode e deve ser feito por uma empresa especializada. Ao escolher uma empresa que faça isso para o seu negócio, os funcionários instantaneamente poderão deixar de lado as impressoras.

Isso porque a digitalização permite que tosos os arquivos digitalizados sejam integrados a um sistema, um software, que armazenará todos os documentos. Assim, a qualquer momento e ao mesmo tempo, qualquer funcionário seu poderá ter acesso ao conteúdo.

  • É este o grande segredo de não necessitar de impressão, o cesso simultâneo reduz praticamente a zero a necessidade de imprimir um mesmo documento para várias pessoas.
  • A impressão ainda pode ser um método na sua empresa, mas claro, somente de acordo com a real necessidade de ter o documento em formato físico;
  • Para que a empresa desfrute da economia em relação a impressão, é importante haver uma conscientização geral por parte dos funcionários. E isso fica fácil de garantir, pois, o arquivamento de arquivos torna mais fácil até mesmo o dia a dia deles.

A digitalização também proporciona outros benefícios!

Em relação ao mundo empresarial, o termo “tempo é dinheiro” se aplica em todos os sentidos. Se você escolher implantar o sistema GED na sua empresa, gestão eletrônica de documentos, a redução nos custos de impressão não será o único benefício. Entenda o porquê:

  • Melhora o fluxo de trabalho

Os funcionários não precisaram perder tempo procurando arquivos em pastas intermináveis. O tempo destinado para produzir deve ser gasto justamente para isso, então, com apenas alguns cliques, eles poderão acessar informações.

Informações essas que servirão tento para tirar dúvidas, quanto para elaborar novas estratégias para a sua empresa. A organização das informações também proporciona um melhor entendimento da situação da empresa.

  • É ecologicamente correto

A indústria de papel é uma das mais poluentes para o mundo. Nos dias de hoje, empresas que tomam a iniciativa de se importar com essa causa são mais humanas e consequentemente isso influencia na visão que os clientes têm de sua empresa.

Por mais que sua empresa não lide diretamente com a indústria de papel, todos, sem exceção, usam papel, e em grande volume. Diminuir este consumo pode não influenciar diretamente a produção de papel, mas sua empresa passará a fazer parte de uma tendência benéfica para o mundo, o paperless!

  • Da economia com impressão à melhora no fluxo de trabalho

Ao diminuir o uso de papeis na empresa através do acesso pelo software de gerenciamento de arquivos, os funcionários poderão ter acesso simultâneos aos documentos, certo?

Dito isso, consequentemente todos poderão ter um processamento mais rápido em relação às análises de dados e tudo de uma vez, melhorando também a comunicação entre eles. Viu só como os custos altos de impressão podem influenciar em todo o ciclo de uma empresa?

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